A sugestão de Termo de Referência para contratação de serviços de agenciamento de viagens deverá ser adequada por cada órgão ou entidade licitante às suas necessidades e particularidades, inclusive para as contatações para Registro de Preços.

Modelo

ÓRGÃO OU ENTIDADE

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SUGESTÃO DE MINUTA MODELO DE TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DOS SERVIÇOS DE AGENCIAMENTO DE VIAGENS, QUE COMPREENDE A EMISSÃO, REMARCAÇÃO E CANCELAMENTO DE PASSAGEM AÉREA.

ANEXO I DO EDITAL

TERMO DE REFERÊNCIA

1.         DO OBJETO

1.1.      Contratação de empresa especializada para a prestação de serviço de Agenciamento de Viagens, compreendendo os serviços de emissão, remarcação e cancelamento de passagem aérea nacional e internacional, para o (órgão ou entidade), conforme especificações e condições constantes deste Termo de Referência.

Passagem aérea compreende o trecho de ida e o trecho de volta ou somente um dos trechos, nos casos em que isto representa toda a contratação.

Trecho, compreende todo o percurso entre a origem e o destino, independentemente de existirem conexões ou serem utilizadas mais de uma companhia aérea.

2.         DA JUSTIFICATIVA

2.1.      (A critério do órgão ou entidade.)

3.         DOS SERVIÇOS

3.1.      Para a execução dos serviços, a empresa contratada deverá:

a)         instalar à sua conta e responsabilidade um posto de atendimento nas dependências do  edifício sede do contratante em (endereço), com linhas telefônicas próprias, inclusive para Fac-símile; 1 (um) equipamento (microcomputador com acesso à Internet), por atendente, integrado às companhias aéreas, apto a utilizar o Sistema de concessão de Diárias e Passagens (SCDP), adotado pelo contratante, e demais equipamentos/mobiliários necessários e suficientes para a prestação dos serviços contratados, para a obtenção das facilidades abaixo:

- execução de reserva automatizada, “on-line” e emissão de seu comprovante;

- emissão de bilhetes automatizados, “on-line”;

- consulta e informação de melhor rota ou percurso, “on-line”;

- consulta e frequência de voos e equipamentos, “on-line”;

- consulta à menor tarifa disponível, “on-line”;

- impressão de consultas formuladas;

- alteração/remarcação de bilhetes; e

- combinação de tarifa.

b)         manter para o contratante ou à sua disposição, a qualquer momento, em horário compreendido entre --:-- as --:--h, de segunda a sexta-feira, posto de atendimento com funcionários suficientes para atender prontamente as solicitações decorrentes dos serviços relacionados na alínea “a”, deste subitem. Após o horário estipulado nesta alínea, nos fins-de-semana e feriados, a contratada deverá indicar o(a) empregado(a) para atender os casos excepcionais e urgentes, disponibilizando para o contratante, plantão de telefones fixos e celulares;

c)         prestar assessoramento para definição de melhor roteiro, horário e frequência de voos (partida/chegada), melhores conexões e das tarifas promocionais à retirada dos bilhetes;

d)        proceder a emissão de bilhetes por meio de requisição de passagem aérea emitida pelo contratante;

e)         proceder a emissão de bilhetes eletrônicos para outras localidades no Brasil e no exterior, à disposição do passageiro, na companhia mais próxima ou nos aeroportos, informando o código e a empresa;

f)         efetuar o endosso de passagem respeitando o regulamento das companhias;

g)         repassar integralmente todos os descontos promocionais de tarifas reduzidas, concedidos pelas companhias aéreas; e

h)         fornecer, sempre que solicitado pelo contratante, a comprovação dos valores vigentes das tarifas à data da emissão das passagens, por companhia aérea.

4 .        DO PRAZO DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO

4.1.      A licitante vencedora deverá iniciar a prestação dos serviços objeto deste Termo de Referência, imediatamente após a assinatura do contrato, sendo que para a instalação do posto de atendimento, disporá do prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis.

4.2.      A contratada deverá entregar os bilhetes de passagens aéreas nacionais em até -- (----) horas e internacionais em até -- (-----) horas, após a solicitação, diretamente ao requisitante.

4.3.      Excepcionalmente, em caráter de urgência, a emissão de bilhete de passagem aérea poderá ser solicitada pelo (órgão ou entidade), sem a obediência aos prazos previstos no subitem 4.2, devendo a contratada, nesse caso, atendê-lo com a agilidade requerida.

5.         DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

5.1.      executar fielmente o contrato, de acordo com as cláusulas avençadas;

5.2.      reparar, corrigir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, o objeto deste Termo de Referência, em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução;

5.3.      prestar todos os esclarecimentos que forem solicitados pela fiscalização do (órgão ou entidade), cujas obrigações deverá atender prontamente;

5.4.      manter preposto para representá-la quando da execução do contrato;

5.5.      responsabilizar-se pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa, ou dolo na execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento do (órgão ou entidade);

5.6.      arcar com os encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, bem como os tributos resultantes do cumprimento do contrato;

5.7.      manter um supervisor responsável pelo gerenciamento dos serviços, com poderes de representante ou preposto para tratar com o (órgão ou entidade), sobre assuntos relacionados à execução do contrato;

5.8.      reservar, emitir, marcar, remarcar e cancelar bilhete de passagens aéreas, nacionais e internacionais, com fornecimento do referido bilhete ao interessado por meio de posto de atendimento ou bilhete eletrônico, quando fora da Sede do (órgão ou entidade), no Brasil ou no exterior;

5.9.      efetuar pesquisa nas companhias aéreas, por meio de sistema informatizado de pesquisa próprio, indicando obrigatoriamente o menor preço dentre os oferecidos, inclusive aqueles decorrentes de tarifas promocionais ou reduzidas para horários compatíveis com a programação da viagem;

5.10.    entregar bilhete de passagem fora do horário de expediente, em local indicado pelo contratante;

5.11.    solucionar os problemas que venham a surgir, relacionados com reservas de passagens, tarifas de embarque e quaisquer outras logísticas de embarque, em aeroportos no Brasil ou no exterior;

5.12     reembolsar ao (órgão ou entidade) o valor correspondente ao preço da passagem aérea, subtraído do valor referente à multa de reembolso e demais taxas fixadas por dispositivos legais que regulam a matéria, devidamente comprovado, em virtude da não utilização do bilhete, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, inclusive em decorrência da rescisão ou extinção contratual;

5.13.    fornecer, juntamente com o faturamento, os créditos decorrentes de passagens e/ou trechos não utilizados no período a que se refere o faturamento, efetuando, no mesmo, o respectivo abatimento;

5.14.    reembolsar, pontualmente, as companhias aéreas, independentemente da vigência do contrato, não respondendo o (órgão ou entidade) solidária ou subsidiariamente por este reembolso, que é de inteira responsabilidade da contratada;

5.15.    manter atualizada a relação das companhias filiadas e com as quais mantenha convênio, informando periodicamente ao (órgão ou entidade) as inclusões e/ou exclusões;

5.16.    dotar de infraestrutura adequada, o Posto de Atendimento citado no subitem 3.1, com pessoal qualificado, necessário e suficiente para a prestação dos serviços contratados, como também responsabilizar-se pela manutenção dos recursos nele alocados;

5.17.    empregar, na execução dos serviços, profissionais capacitados, especializados no trato de tarifas e emissão de passagens aéreas nacionais e internacionais, devidamente uniformizados e identificados por meio de crachá, da empresa, com fotografia recente;

5.17.1.             substituir de imediato os empregados entendidos como inadequados para a prestação dos serviços.

5.18.    capacitar seus empregados para as normas relativas à segurança e à prevenção de acidentes, bem como as normas internas do (órgão ou entidade);

5.19.    arcar e responsabilizar-se, com as despesas diretas e indiretas, tais como: salários, transportes, alimentação, diárias, assistência médica, encargos sociais, fiscais, trabalhistas, previdenciários e de ordem de classe, indenizações civis e quaisquer outras que forem devidas a seus empregados no desempenho dos serviços, ficando ainda o contratante isento de qualquer vínculo empregatício com os mesmos;

5.20.    responsabilizar-se por quaisquer acidentes sofridos pelos empregados quando em serviço, por tudo quanto às leis trabalhistas e previdenciárias lhes assegurem e demais exigências legais para o exercício das atividades;

5.21.    comunicar de imediato ao (órgão ou entidade) toda e qualquer irregularidade observada em virtude da prestação de serviços, prestando os esclarecimentos que julgar necessários;

5.22.    fornecer a qualquer momento, quando solicitado pelo contratante, declaração expedida por companhias aéreas legalmente estabelecidas no País, de que é autorizada a comercializar passagens em seu nome; que possui idoneidade creditícia; que se encontra em dia com suas obrigações contratuais e financeiras perante as mesmas e que dispõe de terminal para reservas;

5.23.    aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessários de até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato;

5.24.    abster-se, qualquer que seja a hipótese, de veicular publicidade ou qualquer outra informação acerca das atividades, objeto deste Termo de Referência, sem prévia autorização do contratante;

5.25.                manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação; e,

5.26.    não transferir a outrem, no todo ou em parte, os serviços avençados, sem prévia e expressa anuência do contratante.

5.27.  emitir faturas e/ou notas fiscais distintas, uma contendo o valor do Serviço de Agenciamento de Viagens e outra com o valor das passagens aéreas acrescido da taxa de embarque.

6.         OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE

6.1.      acompanhar e fiscalizar a execução do contrato por um representante especialmente designado, nos termos do art. 67 da Lei nº 8.666/93;

6.2.      permitir o livre acesso dos empregados da empresa a ser contratada às dependências do (órgão ou entidade) para tratar de assuntos pertinentes aos serviços contratados;

6.3.      rejeitar, no todo ou em parte, os serviços realizados em desacordo com este Termo de Referência;

6.4.      proceder ao pagamento do contrato, na forma e no prazo pactuados;

6.5.      comunicar à contratada, a quantidade de bilhetes a serem fornecidos, indicando trechos e locais;

6.6.      emitir as requisições de passagens aéreas, numeradas em sequência e assinadas pela autoridade competente;

6.7.      proporcionar todas as condições necessárias ao bom andamento da prestação dos serviços contratados;

6.8.      notificar, por escrito, à contratada, ocorrência de eventuais imperfeições no curso de execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção;

6.9.      disponibilizar espaço físico adequado para a instalação do posto de atendimento, observadas as definições de ocupação de espaços internos em prédios do (órgão ou entidade);

6.10     realizar pesquisas nas companhias aéreas, bem como solicitar e verificar a pesquisa de preços das passagens feitas pela contratada, comparando-os com os praticados no mercado e inserindo-as no SCDP;

6.11.    notificar, por escrito, a contratada, a disposição de aplicação de eventuais penalidades, garantido o contraditório e a ampla defesa;

6.12.    solicitar formalmente à contratada, no caso de não utilização de bilhete de passagem, em seu percurso total ou parcial, o ressarcimento do valor correspondente ao trecho (crédito), situação em que a contratada deverá emitir a correspondente Nota de Crédito que, por medida de simplificação processual, deve se dar mediante glosa dos valores respectivos na própria fatura mensal apresentada pela contratada;

6.13.    quando da efetuação da glosa, eventuais multas aplicadas pelas companhias aéreas em razão do cancelamento das passagens aéreas não utilizadas deverão ser consideradas;

6.14.    os valores não processados na fatura relativa ao mês da ocorrência deverão ser processados na próxima fatura emitida pela contratada;

6.15.    quando do encerramento ou rescisão contratual, na impossibilidade de reversão da totalidade dos cancelamentos efetuados, o montante a ser glosado poderá ser deduzido da garantia apresentada na contratação, ou ser reembolsado ao órgão ou entidade, mediante recolhimento do valor respectivo por meio de Guia de Recolhimento da União – GRU;

6.16.    definir a reserva da passagem aérea ao menor preço e em classe econômica, sem prejuízo do estabelecido no art. 27 do Decreto n° 71.733, de 1973 (alterado pelo art. 1º do Decreto nº 3.643, de 2000) e na Portaria nº 505, de 29 de dezembro de 2009, considerando-se o horário e o período da participação do servidor no evento, a pontualidade, o tempo de traslado e a otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa produtiva.

7.         DO PREÇO

7.1.      O preço das passagens aéreas, a ser cobrado pela contratada, deverá estar de acordo com as tabelas praticadas pelas companhias aéreas, inclusive em casos de tarifas promocionais, nas formas estabelecidas pelos órgãos governamentais reguladores.

8.         DA REMUNERAÇÃO A SER PAGA À AGÊNCIA DE VIAGENS

8.1.      A remuneração total a ser paga à agência de viagens será apurada a partir da soma do valor ofertado pela prestação de serviço de Agenciamento de Viagens compreendendo os serviços de emissão, remarcação e cancelamento abrangidos por passagem aérea nacional e internacional, multiplicado pela quantidade de passagens aéreas emitidas no período faturado.

8.2. O órgão ou entidade pagará, ainda, à contratada o valor da passagem aérea acrescido da taxa de embarque emitidas no período faturado.

8.3. A contratada deverá emitir faturas e/ou notas fiscais distintas, uma contendo o valor do Serviço de Agenciamento de Viagens e outra com o valor das passagens aéreas acrescido da taxa de embarque.

9.         DO VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO

PLANILHA ORÇAMENTÁRIA
ESPECIFICAÇÃO, QUANTIDADE, DETALHAMENTO E PREÇO
ESTIMATIVA DO ÓRGÃO/ENTIDADE
OBJETO: Prestação do Serviço de Agenciamento de Viagens, compreendendo os serviços de emissão, remarcação e cancelamento de passagem aérea nacional e internacional, conforme especificações e condições constantes deste Termo de Referência.
ITEM	DESCRIÇÃO	QTD ANUAL ESTIMADA DE BILHETES (ANUAL)	VLR MÉDIO DO BILHETE (UNITÁRIO)	VALOR A SER COTADO NO PREGÃO PARA A PRESTAÇÃO DO SERVIÇO DE AGENCIAMENTO DE VIAGEM (emissão, remarcação e cancelamento)	VALOR ESTIMADO DA TAXA DE EMBARQUE (UNITÁRIO)	TOTAL ANUAL ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO
1	Agenciamento de Viagens	17.500	876,08	40,00	39,50	16.722.650,00

9.1.1.   Os valores informados no demonstrativo acima, são estimativos e não indicam qualquer compromisso futuro para o (órgão ou entidade).

10.       DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

10.1.    As despesas decorrentes desta contratação, para o exercício de ---------, correrão à conta da Dotação Orçamentária da União, Natureza da Despesa: (----------), Fonte: -------, conforme quadro abaixo:

11.       DA FORMA DE PAGAMENTO

11.1           O pagamento será efetuado quinzenalmente até o 5º (quinto) dia útil a contar da apresentação da Nota Fiscal/Fatura, acompanhada da comprovação de recolhimento dos encargos sociais e dos demonstrativos, devidamente atestada pelo setor competente, de acordo com as condições estabelecidas neste Termo de Referência.

12.       DO REAJUSTAMENTO

12.1     Decorridos doze meses da data da assinatura do contrato, o seu valor poderá ser reajustado, alcançando a data de formulação da proposta e aplicando-se o índice IPCA acumulado no período, a requerimento da contratada e caso se verifique hipótese legal que autorize reajustamento.

12.3     Caso o índice estabelecido para reajustamento venha a ser extinto ou de qualquer forma não possa mais ser utilizado, será adotado em substituição o que vier a ser determinado pela legislação então em vigor.

12.4     Na ausência de previsão legal quanto ao índice substituto, as partes elegerão novo índice oficial, para reajustamento do preço do valor remanescente.

13.       DA GARANTIA CONTRATUAL

13.1.                A contratada deverá prestar garantia para assegurar o fiel cumprimento das obrigações assumidas, no percentual de 5% (cinco por cento) do valor contratado, apresentando ao contratante, até 5 (cinco) dias úteis após a assinatura do contrato, comprovante de uma das modalidades de garantia prevista no art. 56 da Lei nº 8.666/93.

14.       DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

14.1     A licitante que, convocada dentro do prazo de validade da sua proposta, não assinar o contrato, deixar de entregar documentação exigida no Edital, apresentar documentação falsa, ensejar o retardamento da execução de seu objeto, não mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execução dos serviços, comportar-se de modo inidôneo, fizer declaração falsa ou cometer fraude fiscal, ficará impedida de licitar e de contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios e será descredenciada no SICAF, ou nos sistemas de cadastramento de fornecedores a que se refere o inciso XIV do art. 4º da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das multas previstas neste Termo de Referência e das demais cominações legais.

14.2.    Pela inexecução total ou parcial do contrato a Administração poderá, garantida a prévia defesa, aplicar à Contratada as seguintes sanções:

a) advertência;

b) multa:

b.1) compensatória no percentual de 5% (cinco por cento), calculada sobre o valor total do serviço de Agenciamento de Viagens, pela recusa em assinar o contrato, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, após regularmente convocada, sem prejuízo da aplicação de outras sanções previstas;

b.2) moratória no percentual correspondente a 0,5% (cinco décimos por cento), calculada sobre o valor total do serviço de Agenciamento de Viagens, por dia de inadimplência, até o limite máximo de 10% (dez por cento), ou seja, por 20 (vinte) dias, o que poderá ensejar a rescisão do contrato;

b.3) moratória no percentual de 10% (dez por cento), calculada sobre o valor total do serviço de Agenciamento de Viagens, pela inadimplência além do prazo acima, o que poderá ensejar a rescisão do contrato.

c) suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos;

d) declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que o contratado ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base na alínea anterior.

14.2.1. Se a multa aplicada for superior ao valor da garantia prestada, além da perda desta, responderá o contratado pela sua diferença, que será descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administração ou cobrada judicialmente.

14.2.2. As sanções previstas nas alíneas “a”, “c” e “d” do subitem 13.2 poderão ser aplicadas juntamente com a da alínea “b”, facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo, no prazo de 5 (cinco) dias úteis.

14.2.3. A sanção estabelecida na alínea “d” do subitem 13.2 é de competência exclusiva do Ministro de Estado, facultada a defesa do interessado no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 2 (dois) anos de sua aplicação.

14.3.                As multas deverão ser recolhidas no prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, a contar da data do recebimento da notificação enviada pelo (órgão ou entidade).

14.4.    O valor das multas poderá ser descontado da nota fiscal, da garantia ou do crédito existente no (órgão ou entidade) em relação à contratada. Caso o valor da multa seja superior ao crédito existente, a diferença será cobrada na forma da lei.

14.5.    As multas e outras sanções aplicadas só poderão ser relevadas, motivadamente e por conveniência administrativa, mediante ato da Administração, devidamente justificado.

14.6.    As penalidades serão obrigatoriamente registradas no SICAF e, no caso da aplicação da penalidade descrita na alínea “d” do subitem 14.2, a licitante deverá ser descredenciada por igual período, sem prejuízo das multas previstas neste Termo e das demais cominações legais.

14.7.    As sanções aqui previstas são independentes entre si, podendo ser aplicadas isoladas ou cumulativamente, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.

14.8.    Em qualquer hipótese de aplicação de sanções será assegurado o contraditório e a ampla defesa.

15.       DA VIGÊNCIA DO CONTRATO

15.1     A vigência do contrato deverá obedecer o disposto no caput do art. 57, da Lei nº 8.666, de 1993.

OBS.: De acordo com a atividade do órgão ou entidade, o contrato poderá ser de caráter continuado, podendo, por interesse da Administração, ser prorrogado por períodos iguais e sucessivos, limitado a sua duração a 60 (sessenta) meses, nos termos do inciso II do art. 57, da Lei nº 8.666/93.

16.       DO ENQUADRAMENTO DO OBJETO A SER CONTRATADO

16.1.    O objeto a ser contratado enquadra-se na categoria de bens e serviços comuns, de que tratam a Lei nº 10.520/02 e o Decreto nº 5.450/05, por possuir padrões de desempenho e características gerais e específicas, usualmente encontradas no mercado, podendo, portanto, ser licitado por meio da modalidade Pregão, na sua forma eletrônica.

17.       DA FISCALIZAÇÃO

17.1. O (órgão ou entidade) designará um fiscal para acompanhar a execução do contrato, que registrará em relatório todas as ocorrências relacionadas com a sua execução, determinando o que for necessário à regularização das falhas ou defeitos observados.

Cidade - ---, --- de ------------------de 20—

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NOME:

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CARGO/FUNÇÃO